Persondatapolitik

 

 

Persondatapolitik

Hos Arvad Finanshus ApS arbejder vi altid ud fra bestemmelserne omkring: lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed når vi behandler persondataoplysninger. I forlængelse af den nye persondataforordning (GDPR) med virkning fra den 25. maj 2018 er formålet med vores persondatapolitik at skabe klarhed omkring hvordan vi indsamler, behandler og beskytter dine personoplysninger.

 

  1. Formål med databehandling

Som en rådgiver er det yderst relevant og væsentligt, at vi får adgang til personlige- og til dels personfølsomme dataoplysninger vedrørende deres klienter. Dette fordi det ellers ikke er muligt for virksomhedens rådgivere at indhente de oplysninger om klienternes økonomiske forhold, som er nødvendige for at rådgiverne kan udføre deres arbejde.

Formålet med databehandlingen er derfor at give virksomhedens rådgivere indblik i den enkelte klients økonomisk forhold og situation så de efterfølgende kan hjælpe og rådgive klienten.

Arvad Finanshus indhenter selvfølgelig kun persondataoplysninger som er saglige til formålet.

Behandlingsgrundlag

Rådgiverne behandler lovligt persondata ud fra to behandlingsgrundlag: nødvendighed og legitime interesser

  • Nødvendighed

”Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som personen er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på personens anmodning forud for indgåelse af en kontrakt” (GDPR)

  • Legitime interesser

Ifølge forældelse loven, herunder køb af tjenesteydelser, har en kunde tre års reklamationsret. Gældskonsulenterne forbeholder sig derfor retten til at arkiverer relevant og de absolut mest nødvendige persondata i optil tre år til dokumentation af køb af tjeneste samt rådgivning.

 

  1. Indsamling af persondata

Hos Arvad Finanshus ApS indsamler vi persondata på tre forskellige behandlingsmåder: kontaktformular, fuldmagt og samarbejdsaftale.

Kontaktformular: kunden videregiver frivilligt oplysninger om navn, telefonnummer, e-mailadresse og relevante økonomiske forhold. Dette data bruger virksomhedens rådgivere som henvendelsesgrundlag og oplysningerne arkiveres i vores CRM-system.

 

Fuldmagt: kunden udfylder en fuldmagt med dato, fulde navn, adresse, postnummer, by, underskrift og CPR-nr. Er fuldmagten udformet til virksomhedsformål vil der fremgå oplysninger om virksomhedens adresse og CVR-nr. Fuldmagten er en forudsætning for at Arvad Finanshus kan indhente de nødvendige oplysninger omkring kundens økonomi fra myndigheder og andre relevante aktører.

 

Samarbejdsaftale: Når kunden indgår et samarbejde med Arvad Finanshus ApS, som indebærer et abonnement eller en enkeltydelse tjeneste vil kunden blive bedt om at underskrive en samarbejdsaftalen med dertil hørende salgs- og leveringsbetingelser. Samarbejdsaftalen uddyber samarbejdets formål og også hvilke personer aftalen dækker over. Der kan derfor fremgå data om klients civilstatus, virksomhedsforhold og om konkrete kreditorer.

 

  1. Modtagere, som persondataene er, eller vil blive, videregivet til

Arvad Finanshus ApS videregiver persondata til myndigheder* og andre relevante aktører**.

Arvad Finanshus ApS videregiver IKKE persondata til modtagere i tredjelande eller internationale organisationer

 

*Bl.a. SKAT

**Bl.a. Banker, kreditorer, inkassovirksomheder og forsikringsselskaber

 

  1. Forventede tidsfrister for sletning af de forskellige kategorier af oplysninger

Når en kunde eller en af Arvad Finanshus rådgivere opsiger samarbejdet, vil kundens personfølsomme oplysninger i Arvad Finanshus CRM-system og kundens digitale fuldmagt blive slettet straks efter samarbejdsaftalen ophører. Er Arvad Finanshus ApS i besiddelse af en fuldmagt i fysisk kopi vil den ligeledes blive makuleret straks efter samarbejdsaftalen ophører.

Da Arvad Finanshus ApS blandt andet har legitime interesser i forbindelse med behandlingen af persondata, forbeholder vi os retten til at arkivere relevant dokumentation og data, som i visse tilfælde både kan indeholde personlig- og personfølsomme oplysninger i optil 3 år. Dette fordi Arvad Finanshus som rådgivende virksomhed ønsker at kunne dokumentere et købs- og kundeforløb. Tidsfristen for sletningen finder sit grundlag i forældelsesloven herunder køb af tjenesteydelser.

Arvad Finanshus rådgivere vil til hver en tid foretage en individuel interesseafvejning og dermed også kun arkivere de mest nødvendige persondata til formålet. Uvæsentligt persondata vil blive slette og eller makuleret.

 

  1. Sikkerhed

Arvad Finanshus har implementeret en række tekniske- og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Disse er som følgende;

 

  • Virksomheden låser lokalerne, når arbejdsdagen er slut
  • Kontoret er låst i løbet af dagen, når kontoret ikke bruges, så andre ikke har adgang
  • Virksomheden bruger antivirus, antispam, har firewalls m.v.
  • Der er backup-systemer for at forhindre datatab
  • Medarbejderne har personlige adgangskoder på deres PC samt login til virksomhedens CRM-system
  • Skrivebordet skal være ryddet for papirer ved arbejdsdagens ophør
  • Den enkelte medarbejder sørger for at persondata i fysiske kopier er opbevaret aflåst og dermed ikke er tilgængelige for andre efter kontorets lukketid.
  • Computeren låses automatisk, når medarbejderen er væk i få minutter

 

  1. Dine rettigheder

Som kunde eller tidligere kunde hos Arvad Finanshus ApS er du i besiddelse af en række rettigheder. Disse omfatter:

  • Du kan altid henvende dig og anmode om at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, med hvilke formål vi behandler oplysningerne og om vi videregiver oplysningerne til andre og hvis til hvem
  • Du kan henvende dig og få rettet personoplysninger om dig.
  • Du har ret til at få slettet dine personoplysninger hos Arvad Finanshus permanent.
  • Du har ret til at opnå en begrænset behandling af dine personoplysninger, således at Arvad Finanshus eksempelvis kun kan behandle dem i en begrænset periode.
  • Du kan anmode om at få dine personoplysninger udleveret og sendt til en ny dataansvarlig
  • Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, herunder anvendelsen af oplysningerne til anden part

 Ønsker du at benytte dig af dine rettigheder skal du rette henvendelse til Arvad Finanshus på kontakt@arvad-finanshus.dk og beskrive hvad du ønsker.

I henhold til Arvad Finanshus behandlings grundlag, legitime interesser, forbeholder vi os retten til at beholde absolutte nødvendige oplysninger i op til 3 år. Du vil selvfølgelig blive oplyst om, hvilke data som vi stadig behandler i tilfælde af, at vi ikke kan imødekomme dit ønske 100%.

  1. Kontakt

Arvad Finanshus ApS kan som dataansvarlig for de personoplysninger der indsamles og behandles kontaktes via nedenstående kontaktinformationer:

 

Arvad Finanshus – CVR.nr. 36474629

Bagsværd Hovedgade 77

2880 Bagsværd

Tlf. 70202724

Mail: kontakt@arvad-finanshus.dk

 

2019-12-03T23:39:17+00:00

Leave A Comment